Die E-Rechnung ist eine Rechnung als strukturierter Datensatz statt als Papier oder Bild. Empfangen musst du sie seit 2025, senden ab 2027 oder 2028. Hier steht, was für deinen Betrieb gilt, worin sich XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden und wie du startklar wirst.
Kurz gesagt: eine Rechnung als Datensatz statt als Bild. Das klingt technisch, ist aber schnell erklärt.
Eine E-Rechnung (auch „e-rechnung“ oder „elektronische Rechnung“) ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Die Beträge, Anschriften und Steuersätze stehen darin als eigene Datenfelder, nicht nur als Text auf einem Bild. So kann das Programm deines Kunden die Rechnung automatisch einlesen, ohne dass jemand abtippt.
Genau hier liegt der Unterschied zur gewohnten Rechnung: Ein PDF per E-Mail ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“. Im PDF stehen die Daten nur als Bild, nicht als auslesbarer Datensatz. Maßgeblich ist also nicht der Weg (die E-Mail), sondern das Format der Daten.
Welche Felder eine E-Rechnung enthalten muss, legt die europäische Norm EN 16931 fest. In Deutschland gibt es zwei gängige Formate, die diese Norm erfüllen: XRechnung (ein reiner Datensatz) und ZUGFeRD (eine PDF mit eingebettetem Datensatz). Den Vergleich der beiden findest du weiter unten.
Drei Angaben genügen, dann siehst du, ab wann du E-Rechnungen senden musst und was schon heute gilt.
Du musst inländische Rechnungen an Geschäftskunden ab dem 1. Januar 2028 als E-Rechnung versenden. Empfangen können musst du E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025.
Dein Gesamtumsatz im Vorjahr liegt bei höchstens 800.000 Euro. Damit gilt für dich die verlängerte Übergangsfrist: Bis dahin darfst du noch Papier schicken, eine PDF nur mit Zustimmung des Kunden. Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung Pflicht.
Gilt für alle, ohne Ausnahme. Ein E-Mail-Postfach genügt technisch.
Bis dahin Papier (immer) oder PDF (nur mit Zustimmung des Kunden) erlaubt.
Orientierung nach den aktuellen Fristen, keine Steuerberatung. Wird nur in deinem Browser gerechnet, keine Speicherung deiner Angaben.
Empfangen gilt schon. Senden kommt gestaffelt nach Umsatz. So sieht der Fahrplan aus.
Der Gesamtumsatz 2026 liegt über 800.000 Euro. Damit endet die Übergangsfrist früher: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Rechnungen an Geschäftskunden E-Rechnungen sein.
Der Gesamtumsatz 2026 liegt unter 800.000 Euro. Damit gilt die verlängerte Frist: bis dahin Papier oder PDF (mit Zustimmung), Pflicht zur E-Rechnung erst ab dem 1. Januar 2028.
Wichtig bei der 800.000-Euro-Grenze: Gemeint ist dein gesamter Umsatz im Vorjahr, nicht nur der Teil mit Firmenkunden. Auch Umsätze mit Privatkunden zählen mit. Rechtsgrundlage sind das Wachstumschancengesetz und § 27 Abs. 38 UStG.
Beide erfüllen die Norm EN 16931 und sind gültig. Der Unterschied liegt darin, ob du die Rechnung noch mit dem Auge siehst.
Ein reines XML, also nur ein Datensatz ohne sichtbares Bild. XRechnung ist die deutsche Ausprägung der Norm und im Behörden-Bereich (B2G) Pflicht. Dort gehört auch die Leitweg-ID dazu.
Eine PDF, in die der Datensatz eingebettet ist. Du siehst die Rechnung wie gewohnt, die Maschine liest das XML im Hintergrund. Für die meisten Handwerksbetriebe der praktischere Weg.
ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen. Nicht alle gelten als vollständige Rechnung. Achte auf Version 2.0.1 oder neuer und ein gültiges Profil.
Hier fehlen Positionen oder die Umsatzsteuer. Sie berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug.
Sechs Schritte vom Empfang bis zum sauberen Archiv. Mit dem richtigen Programm läuft das meiste davon automatisch.
Das gilt seit dem 1. Januar 2025 für jeden Betrieb: Du musst E-Rechnungen entgegennehmen können. Technisch reicht ein festes E-Mail-Postfach. Leg fest, wer es prüft und wo die Dateien landen.
Für die meisten Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD am praktischsten: eine PDF mit eingebettetem Datensatz, die du wie gewohnt mit dem Auge liest. Reine XRechnung (nur XML) brauchst du vor allem, wenn du an Behörden abrechnest.
Alle Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen rein: vollständige Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Bauleistungen an andere Betriebe gehört der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft (§ 13b) dazu.
Ein Programm, das E-Rechnungen kann, schreibt die Pflichtangaben als maschinenlesbare Datenfelder in den strukturierten Datensatz nach EN 16931. Achte auf ein gültiges ZUGFeRD-Profil ab Version 2.0.1 (BASIC, EN 16931 oder EXTENDED).
Vor dem Versand lohnt eine Prüfung gegen die Norm EN 16931, damit der Datensatz beim Kunden sauber einläuft. Danach verschickst du die E-Rechnung wie gewohnt, meist einfach per E-Mail.
Den strukturierten Teil (die XML-Daten) musst du 8 Jahre unverändert aufbewahren, nach den GoBD. Ein Ausdruck oder ein reines PDF reicht als Original nicht. Bei ZUGFeRD ist der eingebettete Datensatz der führende Teil.
Die meisten Probleme entstehen nicht beim Rechnen, sondern beim Format und beim Archivieren. Diese Punkte solltest du kennen.
Ein PDF per E-Mail für eine E-Rechnung halten. Ein einfaches PDF ist seit 2025 nur eine „sonstige Rechnung“, keine E-Rechnung, weil die Daten nicht strukturiert vorliegen.
Ein ungültiges ZUGFeRD-Profil nutzen. MINIMUM und BASIC-WL gelten nicht als vollständige Rechnung. Gültig sind erst BASIC, EN 16931 und EXTENDED ab Version 2.0.1.
Den Empfang nicht eingerichtet haben. Empfangen können musst du seit dem 1. Januar 2025, sonst kommen Rechnungen deiner Lieferanten nicht sauber an.
Privatkunde und Geschäftskunde verwechseln. An reine Privatkunden (B2C) musst du keine E-Rechnung schicken, an andere Unternehmen schon.
Pflichtangaben vergessen. Fehlt im Datensatz eine Angabe nach § 14 UStG oder bei Bauleistungen der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft, ist die Rechnung nicht sauber.
Nur den Ausdruck archivieren. Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz im Originalformat, 8 Jahre, nicht bloß ein Papierausdruck.
Aus der E-Rechnung wird der Datensatz deiner Buchhaltung: Je sauberer Format und Pflichtangaben, desto reibungsloser die Abrechnung. Wie aus Leistung und Mengen eine korrekte Rechnung wird, steht im Ratgeber zur Schlussrechnung.
E-Rechnung muss kein Projekt sein. Wenn das Programm ZUGFeRD von Haus aus kann, läuft das meiste im Hintergrund.
Du schreibst die Rechnung wie immer, das Programm erzeugt die PDF mit gültigem Datensatz nach EN 16931. Kein zweites Werkzeug, kein Abtippen.
Eingehende E-Rechnungen werden eingelesen und revisionssicher abgelegt. Der strukturierte Teil bleibt 8 Jahre unverändert erhalten.
Die Pflichtfelder sind vorgegeben, der Reverse-Charge-Hinweis bei Bauleistungen sitzt richtig, und dein Steuerberater bekommt die Daten sauber.
Eine druckbare Checkliste zum Abhaken: Empfang einrichten, Format wählen, gültiges Profil sicherstellen, Pflichtangaben prüfen, validieren und revisionssicher archivieren. Dazu eine kompakte Fristen-Box (2025, 2027, 2028).
Die Fragen, die im Handwerk beim Thema E-Rechnung immer wieder aufkommen, kurz und konkret beantwortet.
Empfangen können musst du E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025, dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Verschicken musst du frühestens ab 2027 (wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag) oder ab 2028 (alle anderen). Bis dahin darfst du noch Papier nutzen, eine PDF nur mit Zustimmung des Kunden.
An Geschäftskunden auf Dauer nicht. Ein einfaches PDF (oder ein gescanntes Bild) ist seit dem 1. Januar 2025 nur eine „sonstige Rechnung“, keine E-Rechnung, weil die Daten nicht strukturiert und maschinenlesbar vorliegen. In der Übergangszeit ist eine PDF an Geschäftskunden nur mit deren Zustimmung erlaubt. An Privatkunden bleibt die PDF dauerhaft möglich.
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B). Bei Rechnungen an Privatkunden (B2C) darfst du weiterhin Papier oder eine einfache PDF nutzen.
Ausstellen musst du keine. Seit dem 1. Januar 2025 sind Kleinunternehmer durch § 34a UStDV vom Ausstellen einer E-Rechnung befreit, du darfst weiter Papier oder PDF schicken. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber trotzdem, ohne Ausnahme.
Beide sind gültig und entsprechen der Norm EN 16931. ZUGFeRD ist für die meisten Handwerksbetriebe praktischer, weil du eine PDF bekommst, die du wie gewohnt liest, während das eingebettete XML die maschinelle Verarbeitung übernimmt. Reine XRechnung (nur XML, ohne Bild) brauchst du vor allem, wenn du an eine Behörde abrechnest.
Gültig sind die Profile BASIC, EN 16931 (früher COMFORT) und EXTENDED, jeweils ab ZUGFeRD-Version 2.0.1. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL sind keine vollständigen Rechnungen, sondern nur Buchungshilfen: Ihnen fehlen Positionen oder die Aufschlüsselung der Umsatzsteuer, und sie berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug.
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, mit der deine Rechnung automatisch an die richtige Behörde geleitet wird. Du brauchst sie nur bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Die Behörde teilt sie dir mit. Im normalen Geschäft zwischen Unternehmen (B2B) brauchst du keine Leitweg-ID.
Nein, maßgeblich ist dein Gesamtumsatz des Vorjahres, also inklusive Privatkunden. Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, musst du ab 2027 E-Rechnungen ausstellen. Lag er bei höchstens 800.000 Euro, hast du bis 2028 Zeit.
In der Regel 8 Jahre, im Originalformat. Den strukturierten Datensatz (zum Beispiel die XML-Daten) musst du unverändert und maschinell auswertbar speichern, nach den GoBD. Ein Ausdruck oder ein reines PDF reicht als Original nicht. Die Frist wurde 2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt und beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung entstanden ist.
Du kannst die E-Rechnung selbst aufsetzen, hier steht, wie. Oder du lässt Angebot, Rechnung und Buchhaltung ineinandergreifen: Wir bauen dir die Software mit ZUGFeRD und übernehmen auf Wunsch das Büro dahinter. Wir arbeiten gegen Umsatzbeteiligung, ohne Eintrittsgebühr und ohne Festpauschale.
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