Erst kassierst du Abschläge, am Ende kommt die Schlussrechnung, steuerlich die Endrechnung. Genau da geht im Handwerk am meisten schief: doppelte Umsatzsteuer, fehlende Pflichtangaben, falsch abgezogene Abschläge. Das ist halb so wild, wenn du den sicheren Weg kennst. Hier sind die Pflichtangaben nach § 14 UStG, ein durchgerechnetes Beispiel und ein Muster, damit du keinen Ärger mit dem Finanzamt bekommst.
Aktualisiert: Juni 2026 · von Alexander Wigge · Köln
Drei Begriffe, die zusammengehören. Wer den Unterschied kennt, vermeidet den teuersten Fehler: die doppelt berechnete Umsatzsteuer.
Eine Abschlagsrechnung stellst du, während der Auftrag noch läuft. Du hast einen Teil der Arbeit erledigt und holst dir dafür schon einen Teil des Geldes, statt monatelang in Vorleistung zu gehen. Verwandte Begriffe sind Abschlagszahlung, Teilrechnung, Anzahlung oder Akontorechnung; gemeint ist fast immer dasselbe.
Die Schlussrechnung kommt am Ende. Sie rechnet den gesamten Auftrag ab: Sie listet die komplette Leistung auf, zieht alle gezahlten Abschläge ab und zeigt den offenen Restbetrag. Steuerlich heißt diese Rechnung Endrechnung, im Handwerk sagen die meisten Schlussrechnung. Beides ist richtig.
Wichtig: In die Schlussrechnung gehört nicht nur der Restbetrag, sondern die ganze Leistung, und dann der Abzug der Abschläge. Sonst stimmt die Umsatzsteuer nicht, und genau da schaut das Finanzamt hin. Wie das sauber läuft, zeigt das durchgerechnete Beispiel weiter unten.
Fehlt eine dieser Angaben, darf dein Kunde die Vorsteuer nicht ziehen, und die Rechnung kommt zu dir zurück. Diese Liste gilt für Abschlags- und Schlussrechnung.
Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
Menge und Art der gelieferten Leistung (handelsübliche Bezeichnung)
Zeitpunkt der Leistung oder Leistungszeitraum
Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Netto-Entgelt
Umsatzsteuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
Bei der Schlussrechnung: Abzug der bereits gezahlten Abschläge mit der darin enthaltenen Umsatzsteuer
Kleiner Sonderfall: Bei Rechnungen bis 250 € (Kleinbetragsrechnung) reichen weniger Angaben. Sobald es um Abschläge und eine Schlussrechnung geht, liegst du fast immer darüber, dann gilt die volle Liste.
Die kürzeste Antwort: ganze Leistung abrechnen, Umsatzsteuer drauf, alle Abschläge abziehen, Restbetrag ausweisen. Hier ist jeder Schritt einzeln.
In die Schlussrechnung gehört die komplette erbrachte Leistung, nicht nur der Rest. Liste alle Positionen mit Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis auf, so wie du sie auch im Angebot hattest. Das ist die Grundlage, von der die Abschläge gleich abgezogen werden.
Zieh die Netto-Gesamtsumme, schlag die Umsatzsteuer (meist 19 %) auf und zeig den Brutto-Gesamtbetrag. Das ist der volle Wert des Auftrags, so, als hättest du noch keinen Cent bekommen.
Jetzt ziehst du jede bereits gestellte Abschlagsrechnung ab, am besten einzeln mit Datum und Rechnungsnummer. Wichtig fürs Finanzamt: Du ziehst die Brutto-Abschläge ab und weist die darin schon enthaltene Umsatzsteuer offen aus. So wird die Umsatzsteuer nicht doppelt fällig.
Brutto-Gesamtbetrag minus Summe der Abschläge ergibt den offenen Restbetrag. Das ist die Zahl, die dein Kunde am Ende noch überweist. Steht der bei null oder im Minus, hast du zu viel kassiert und musst erstatten.
Geh die Pflichtangaben nach § 14 UStG durch und schreib klar „Schlussrechnung“ oder „Endrechnung“ drauf, mit Bezug auf die Abschläge. Eine Rechnung, der eine Pflichtangabe fehlt, darf der Kunde nicht als Vorsteuer abziehen, und dann kommt sie zu dir zurück.
20.000 € netto Gesamtleistung, zwei gestellte Abschläge. So läuft die Rechnung vom vollen Auftragswert bis zum Restbetrag, den der Kunde am Ende noch überweist.
| Gesamtleistung netto (Material + Arbeit) | 20.000,00 € |
|---|---|
| + 19 % Umsatzsteuer | 3.800,00 € |
| = Brutto-Gesamtbetrag des Auftrags | 23.800,00 € |
| − 1. Abschlagsrechnung (brutto, enthält 1.596,00 € USt) | 9.996,00 € |
| − 2. Abschlagsrechnung (brutto, enthält 1.140,00 € USt) | 7.140,00 € |
| = bereits gezahlte Abschläge | 17.136,00 € |
| = offener Restbetrag der Schlussrechnung | 6.664,00 € |
Der Kunde zahlt am Ende noch 6.664,00 €. Entscheidend: In den beiden Abschlägen steckten schon 2.736,00 € Umsatzsteuer. Die weist du in der Schlussrechnung offen aus, sonst zahlst du sie ein zweites Mal ans Finanzamt.
Fast jeder Ärger mit dem Finanzamt geht auf einen dieser Punkte zurück. Wenn eine Rechnung zurückkommt, ist meistens einer davon schuld.
In der Schlussrechnung nur den Restbetrag aufführen, statt die gesamte Leistung und dann die Abschläge abzuziehen.
Die in den Abschlägen schon gezahlte Umsatzsteuer nicht offen ausweisen, dann zahlst du sie doppelt ans Finanzamt.
Die Rechnung nicht als „Schlussrechnung“ oder „Endrechnung“ kennzeichnen.
Abschlagsrechnungen ohne fortlaufende Nummer schreiben, sodass sich später nichts sauber zuordnen lässt.
Bei VOB-Aufträgen die kurze Prüffrist des Kunden übersehen.
Eine Pflichtangabe nach § 14 UStG vergessen: Der Kunde verliert den Vorsteuerabzug und schickt die Rechnung zurück.
Der teuerste Fehler steckt fast immer in der Umsatzsteuer: Wer die in den Abschlägen schon gezahlte Umsatzsteuer in der Schlussrechnung nicht offen ausweist, schuldet sie dem Finanzamt unter Umständen doppelt. Ein sauberer Abzug spart dir genau das.
Hast du nach VOB gearbeitet (oft bei öffentlichen oder größeren Bauaufträgen), gelten ein paar Extra-Regeln für die Schlussrechnung.
Nach § 14 VOB/B muss deine Schlussrechnung prüfbar sein: nachvollziehbare Mengen, sauberes Aufmaß, klare Nachweise. Je ordentlicher das ist, desto schneller bekommst du dein Geld, und desto weniger Anlass gibt es für Streit ums Aufmaß.
Der Auftraggeber hat nach Eingang eine Prüffrist von in der Regel 30 Tagen, dann wird der Restbetrag fällig. Reichst du gar keine Schlussrechnung ein, darf der Auftraggeber sie nach einer Frist selbst aufstellen, das willst du nicht, denn dann rechnet jemand anderes über deine Leistung ab.
Praktisch heißt das: sauberes Aufmaß ist beim VOB-Auftrag bares Geld. Wie du das ordentlich erfasst, hängt direkt mit einer kostendeckenden Kalkulation deines Stundensatzes zusammen, sonst rechnest du am Ende sauber, aber zu billig ab.
Die E-Rechnung kommt schrittweise. Das Stichwort „E-Rechnungspflicht“ klingt nach viel, betrifft dich aber je nach Größe und Kundschaft unterschiedlich.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen können. Du brauchst dafür nur eine E-Mail-Adresse und ein Programm, das die Formate liest.
Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen wird das Versenden von E-Rechnungen verpflichtend. Eine normale PDF reicht dann gegenüber Firmenkunden nicht mehr.
Betriebe mit bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz müssen erst ab 2028 verpflichtend E-Rechnungen versenden. An reine Privatkunden darfst du weiter normal abrechnen.
Die gängigen Formate heißen XRechnung und ZUGFeRD. Du musst sie nicht von Hand bauen, das macht eine Software für Angebote & Rechnungen für dich.
Zwei kostenlose Helfer mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG. Die Excel-Vorlage rechnet Netto, Umsatzsteuer und den Restbetrag nach Abzug der Abschläge von selbst, du setzt nur deine Zahlen ein. Das PDF ist ein echtes Rechnungs-Muster aus unserem Buchhaltungstool, damit du siehst, wie eine fertige Rechnung bei uns aussieht.
Lieber gar nicht erst selbst rechnen? So rechnest du gleich digital
Die Fragen, die beim Abrechnen immer wieder aufkommen, kurz und konkret beantwortet.
Eine Abschlagsrechnung stellst du für eine bereits erbrachte Teilleistung, während ein Auftrag noch läuft: Du bekommst Geld, bevor alles fertig ist. Die Schlussrechnung (steuerlich Endrechnung) kommt am Ende und rechnet den gesamten Auftrag ab: Sie listet die komplette Leistung auf, zieht alle gezahlten Abschläge ab und weist den offenen Restbetrag aus. Erst die Schlussrechnung macht den Auftrag rechnerisch komplett.
Ja. Im Handwerk sagen die meisten „Schlussrechnung“, im Umsatzsteuerrecht heißt sie „Endrechnung“. Gemeint ist beides Mal dieselbe Rechnung am Ende eines Auftrags, mit der du nach mehreren Abschlägen final abrechnest. Du kannst beide Begriffe verwenden. Wichtig ist, dass die Rechnung klar als solche gekennzeichnet ist und die Abschläge sauber abzieht.
Es gelten die Pflichtangaben nach § 14 UStG: Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, der Leistungszeitraum, das Netto-Entgelt, der Umsatzsteuersatz mit Steuerbetrag. Bei der Schlussrechnung kommt dazu: Du musst die bereits gezahlten Abschläge abziehen und die darin enthaltene Umsatzsteuer offen ausweisen.
Du rechnest zuerst die gesamte Leistung ab: netto, plus Umsatzsteuer, ergibt den Brutto-Gesamtbetrag. Davon ziehst du jede Abschlagsrechnung einzeln mit Datum, Rechnungsnummer und der jeweils enthaltenen Umsatzsteuer ab. Was übrig bleibt, ist der offene Restbetrag. So vermeidest du, dass die Umsatzsteuer doppelt berechnet wird, der häufigste und teuerste Fehler bei Schlussrechnungen.
Ja, das ist Pflicht. Du musst in der Schlussrechnung die Umsatzsteuer offen ausweisen, die du in den Abschlagsrechnungen schon berechnet hast. Tust du das nicht, schuldest du dem Finanzamt die Umsatzsteuer unter Umständen ein zweites Mal. Praktisch heißt das: Brutto-Abschläge abziehen und den darin enthaltenen Steueranteil nennen.
Bei der kumulierten Abschlagsrechnung führst du in jeder neuen Rechnung die gesamte bisher erbrachte Leistung auf. Davon ziehst du die früheren Abschläge ab, jede Rechnung baut also auf der vorherigen auf. Üblich ist das vor allem bei längeren Bauvorhaben und VOB-Aufträgen, weil der Auftraggeber so immer den Gesamtstand sieht. Die letzte kumulierte Rechnung ist dann faktisch die Schlussrechnung.
Bei VOB-Aufträgen verlangt § 14 VOB/B eine prüfbare Schlussrechnung mit nachvollziehbaren Mengen und Aufmaß. Der Auftraggeber hat danach eine Prüffrist von in der Regel 30 Tagen, dann wird der Restbetrag fällig. Reichst du keine Schlussrechnung ein, darf der Auftraggeber sie nach einer Frist selbst aufstellen. Achte deshalb auf sauberes Aufmaß und vollständige Nachweise, sonst verzögert sich deine Zahlung.
Empfangen können musst du E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Jeder Betrieb braucht dafür eine E-Mail-Adresse und ein Programm, das die Formate lesen kann. Verpflichtend versenden musst du E-Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ab 2027, kleinere Betriebe mit bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz ab 2028. An reine Privatkunden darfst du weiter eine normale Rechnung stellen.
Nein. Eine Abschlagsrechnung deckt eine bereits erbrachte Teilleistung ab: Du darfst nur abrechnen, was tatsächlich geleistet ist. Willst du Geld vor der Leistung, ist das eine Anzahlungs- oder Vorauszahlungsrechnung, kein Abschlag. Wer zu hohe Abschläge stellt, riskiert Streit und muss in der Schlussrechnung zurückzahlen, wenn die Summe der Abschläge über dem Gesamtbetrag liegt.
Du kannst das alles selbst machen, hier steht, wie. Oder du gibst es ab, dann übernehmen wir das Büro für deinen Betrieb: Angebote, Abschläge, Schlussrechnungen, sauber und fristgerecht. Du bleibst zu 100 % Eigentümer, wir arbeiten gegen Umsatzbeteiligung.
Mehr dazu: Angebote & Rechnungen digital · Stundensatz berechnen · Büroarbeit auslagern
Alexander Wigge ist Mitgründer von Dein Compagnon. Mit seinem Team übernimmt er Büro, Software und Sichtbarkeit für Handwerksbetriebe, gegen Umsatzbeteiligung, ohne Franchise. Dieser Ratgeber ist aus den Rechnungs-Fragen entstanden, die ihm Meister:innen aus Köln und Umgebung immer wieder stellen.
Köln · Aktualisiert: Juni 2026